Elektronisches Dokumentenmanagement

Was ist elektronisches Dokumentenmanagement?

Wie oft verlieren Sie ein Dokument, wie oft vergessen Sie den Namen des Ordners in dem wir eine wichtige E-Mail gespeichert haben und den wir jetzt dringend benötigen?
Wie schwer ist es, diese alte Rechnung zu finden, die wir heute überprüfen müssen?

Es gibt 4 Hauptaktionen die Bestandteil der Dokumentenverwaltung sind:

ERSTELLEN

Das Dokument wird intern erstellt oder gelangt von aussen in das Unternehmen.

ARCHIVIEREN

Das Dokument wird nach bestimmten regeln und logiken abgelegt.

SUCHEN

Sie müssen das Dokument finden, um es einsehen zu können.

VERTEILEN

Möglicherweise müssen wir das Dokument verteilen.

Maßnahmen die Zeit und daher Kosten verursachen, die wichtig sein können. Viel Zeit wird verschwendet!

Ein strukturierter Workflow verbessert die Produktivität und die Arbeitsbedingungen. Das Organisieren von Dokumenten durch Katalogisieren und Indizieren bringt Unternehmen erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen.
Mit Electronic Document Management können Unternehmen Computerarchive erstellen, die herkömmliche Papierarchive ersetzen.

Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Reduzierung des für das physische Archiv reservierten Platzes
Unveränderlichkeit von Dokumenten (nie wieder verblasste, beschädigte oder fleckige Dokumente)
Vertraulichkeit (Möglichkeit, Zugangsberechtigungen nur und ausschließlich für bestimmte Dokumente per Passwort festzulegen)
Erhöhte Arbeitseffizienz
Ersatzspeicher
Zertifiziertes Verfahren für die Erstellung digitaler Dokumente, das rechtlichen Wert annimmt (Papierdokumente können zerstört oder nicht gedruckt werden, was zu erheblichen Einsparungen und einer verbesserten Organisationseffizienz führt)

Tommaso, so einfach, die Dokumente zu finden!

Tommaso ist ein webbasierter Dokumentverwaltungsdienst, der die Möglichkeit bietet, die Funktionalität lokal installierter Programme zu verbessern. Die Software wird von Swisscom gehostet und befindet sich somit in einer sicheren und garantierten Umgebung. Die Server befinden sich ausschliesslich in der Schweiz und sind an verschiedenen Standorten georedundant.

Swisscom garantiert ein sehr hohes Maß an Sicherheit und Kontinuität. Der Zugang erfolgt über Benutzername und Passwort.

Abhängig von den Kundenanforderungen können die Zugriffsrechte für den Benutzer angepasst werden (schreibgeschützt, lesen und ändern, nur lokaler Zugriff usw.)
Der Benutzer, der über die Zugangsdaten und die entsprechenden Berechtigungen verfügt, kann die Daten von einem beliebigen Ort mit einer Internetverbindung abrufen und verarbeiten
Die Dokumentenplattform ermöglicht neben der Dokumentensuche auch die Archivierung und die Nutzung der Dokumentenverarbeitungsfunktionen mit E-Mail-Benachrichtigungen
Die Dokumentenverwaltung kann durch manuelles oder automatisches Hochladen von Dateien erfolgen (dank der Integration in Outlook, mit Scannern und mit virtuellen Druckern)