Gestione Elettronica Documentale

Cos'è la Gestione Elettronica Documentale?

Quante volte capita di perdere un documento, quante altre di dimenticarsi il nome della cartella dove abbiamo archiviato una mail importante e di cui adesso abbiamo urgente bisogno?
Quanto è faticoso e dispendioso trovare quella vecchia fattura che dobbiamo controllare oggi?

Sono 4 le principali azioni che ruotano intorno ad una gestione dei documenti:

CREARE

il documento viene creato internamente o entra in azienda dall'esterno.

ARCHIVIARE

il documento viene archiviato secondo regole e logiche particolari.

CERCARE

occorrerà trovare il documento per poterlo consultare.

DISTRIBUIRE

potremmo avere necessità di distribuire il documento.

Azioni che prevedono tempo e risorse e quindi un costo che può essere importante. Gran parte di questo tempo è sprecato!

Un flusso di lavoro strutturato migliora la produttività e le condizioni di lavoro. Organizzare i documenti catalogandoli e indicizzandoli porta alle aziende notevoli risparmi in termini di tempo e di costi.
La Gestione Elettronica Documentale consente alle aziende la realizzazione di archivi informatici in sostituzione dei tradizionali archivi cartacei.

Vantaggi della Gestione Elettronica Documentale

Riduzione degli spazi dedicati all'archivio fisico
Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
Riservatezza (possibilità di definire privilegi di accesso solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
Aumentata efficienza del lavoro
Archiviazione sostitutiva
Procedura certificata per far assumere ai documenti digitali valore legale (i documenti cartacei possono essere distrutti o non stampati, con notevole risparmio e miglioramento dell'efficienza organizzativa).

Tommaso, così facile trovare i documenti!

Tommaso è un servizio di gestione documentale via web che offre la possibilità di potenziare le funzionalità dei programmi installati localmente. Il software è ospitato da Swisscom e quindi in ambiente sicuro e garantito. I server si trovano esclusivamente in territorio svizzero e sono geo-ridondati in differenti località.

Swisscom garantisce un livello di sicurezza e continuità di altissimo livello e l'accesso avviene tramite nome utente e password.

A seconda delle necessità del cliente i privilegi di accesso per l'utente possono essere personalizzati (sola lettura, lettura e modifica, accesso solo locale ecc.).
L'utente che dispone dei dati di accesso, e degli adeguati privilegi, può consultare e trattare i dati da qualunque luogo abbia una connessione internet.
La piattaforma documentale oltre alla ricerca dei documenti ne consente l'archiviazione e anche la possibilità di sfruttare le funzionalità di processo documentale con notifiche email.
La gestione dei documenti può essere effettuata tramite caricamento manuale o automatico dei files (grazie all'integrazione con Outlook, con scanner e con stampanti virtuali).

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